Derfor må formell prosessledelse høyt på agendaen
Forventet lesetid: 3 min
Lean og Six Sigma er to begreper som ofte brukes når det snakkes om å forbedre virksomhetens operative ytelse.
Kanskje har du allerede hørt om dem?
I dette innlegget gir vi først en kort introduksjon til Lean og Six Sigma før vi ser på ser på sammenhengen mellom de to.
Lean er et ledelsesinitiativ opprinnelig basert på Toyotas produksjonssystem. Dette systemet ble utviklet i takt med Toyotas endrede behov som følge av økte volumer og nye krav. Kort fortalt kan Lean betraktes som et system med mekanismer for prosessdesign og beste praksis for operativ kontroll og kontinuerlig forbedring. Lean er i dag videreutviklet og tilpasset de fleste bransjer og prosesser.
Dersom vi begrenser oppmerksomheten til de mekanismer som er felles for de fleste ledere og medarbeidere så finner vi konkrete forslag til strukturer for:
Sentralt i tilnærmingen i Lean er at alle skal engasjeres, at medarbeiderne får ansvar og myndighet i sine prosesser og at arbeidet skal skje i et miljø av “trygghet” og åpenhet om problemer.
En føring for resultatet er at alt som er viktig skal visualiseres og standardiseres på et hensiktsmessig nivå. Visualisering omfatter også viktige nøkkeltall som karakteriserer ytelsen i prosessene.
Selve ordet “Lean” ble introdusert av John F. Krafcik i hans artikkel Triumph of the Lean Production System i 1998. I tillegg til de operative, produksjonsnære strukturene gir Lean verdifulle innspill på hvordan virksomheten bør utvikle og implementere sin strategi.
Selv om Lean opprinnelig er utviklet for produksjonsvirksomheter, har initiativet de siste årene fått stor internasjonal utbredelse også i private og offentlig tjenesteytende virksomheter. Lean “verktøykassen” videreutvikles derfor kontinuerlig til å inkludere beste praksis forslag for stadig nye prosesser. Eksempler er beste praksis for bygg- og anlegg, produktutvikling og innovasjon.
Så hva er da Six Sigma?
Six Sigma (6S) ble opprinnelig utviklet av Motorola i USA og lansert som deres forbedringsprogram i midten av 1980-årene. Six Sigma omfatter metode, verktøy og roller for å gjennomføre forbedringsprosjekter.
Sentralt i Six Sigma er metoden DMAIC, som står for de fem trinnene:
Metoden beskriver en vitenskapelig tilnærming til problemløsninger og prosessforbedring. DMAIC-metoden inkluderer krav om å vurdere de antatte økonomiske gevinstene ved vellykket gjennomføring av prosjektet.
Som vitenskapelig metode inkluderer DMAIC alle nødvendige verktøy for å gjennomføre rent faktabaserte prosjekter. Det vil si at alle beslutninger fra definert problem til dokumentert vellykket gjennomføring er basert på fakta.
Mange problemstillinger i en virksomhet har en karakter som gjør det lite hensiktsmessig å kreve en ren faktabasert tilnærming. Det er ingenting i metoden DMAIC som hindrer at den benyttes på en praktisk og pragmatisk måte også uten faktabasert beslutningsunderlag. Metoden kan dermed etableres som standard for alle typer forbedringsprosjekter.
For å sikre best mulig gjennomføring av forbedringsprosjektene er det i Six Sigma definert ulike kompetansenivåer og roller. Rollene er prosjektdeltaker, prosjektleder, prosjektveileder, prosjekteier og programansvarlig. Sistnevnte er ansvarlig for forbedringsprogrammet og ofte porteføljestyringen av forbedringsinitiativer.
Kompetansenivåene i Six Sigma refererer til rollene i japansk kampsport:
I større virksomheter er det ofte definert et øverste nivå med betegnelsen “master black belt”. Disse personene har ansvar både som business arkitekter og gjennomføring av større forbedringsinitiativer, ofte på tvers av forretningsområder.
Etter hvert som Lean har bredt om seg, er DMAIC-metoden også blitt utvidet til å inkludere viktige Lean-verktøy. Resultatet kalles ofte Lean Six Sigma, men er fortsatt en prosjektmetode.
For å forenkle intern og ekstern kommunikasjon beholder vi begrepet Six Sigma for forbedringsprosjekter og benytter Lean som begrep for linjeorganisasjonens strukturer.
La oss se på hvordan Lean og Six Sigma utfyller hverandre.
Både Lean og Six Sigma er ledelsesinitiativ som har som overordnet mål å skape mer fornøyde kunder, medarbeidere og eiere. Tilnærmingen i Lean og Six Sigma er derimot relativt ulik. Selv om Lean omfatter langt mer enn Six Sigma er de to initiativene likevel komplementære.
La oss se på Lean og Six Sigma fra et fugleperspektiv: En viktig del av Lean handler om de felles strukturer som er relevante for alle enheter eller avdelinger i virksomheten. Disse felles strukturene kan betraktes som linjeorganisasjonens felles strukturer for operativ kontroll og kontinuerlig forbedring.
Six Sigma handler derimot om standardisering av forbedringsprosjekter. Six Sigma inngår altså i virksomhetens prosjektstrukturer. Lean inkluderer ikke en standardisert metode for gjennomføring av forbedringsprosjekter.
Alle virksomheter av en viss størrelse har behov for innholdet i begge disse to ledelsesinitiativene, ettersom de utfyller hverandre. Slike virksomheter bør derfor bygge kunnskap om innholdet i både Lean og Six Sigma.
Basert på innsikt defineres da målbildet for en tilpasset integrasjon av de to i et helhetlig forbedringssystem, et Business Improvement System.
Er du usikker på om din virksomhet bør vurdere Lean og Six Sigma til å oppnå bedre forretningsresultater? Last ned vår sjekkliste nedenfor for å få en indikasjon på om dere bør ta grep.
